Electronic Procurement

Motivation

Die Beschaffung von C-Gütern und/oder indirekten Gütern wie MRO-Güter (Maintenance, Repair, Operations) ist durch hohe Prozesskosten bei geringen Güterkosten gekennzeichnet. Insbesondere Such- und Bestellkosten sind hoch, da die Anbieter oder Nachfrager für die relevanten Güter identifiziert und angesprochen werden müssen. Der Bestellvorgang selbst ist durch viele Prozessschritte gekennzeichnet. An einem konkreten Beispiel soll dies verdeutlicht werden.

Ein E-Bestellprozess im Beispielunternehmen bestand vor der Einführung des E-Procurement aus den folgenden Prozessschritten:

1. Bedarfsidentifikation
2. Bestellanforderung
3. Genehmigungsverfahren
4. Budget- und Mittelkontrolle
5. Anlagenbuchhaltung
6. Freigabe der Bestellanforderung
7. Marktsondierung
8. Angebotsanalyse
9. Bestellschreiben
10. Wareneingangskontrolle
11. Rechnungseingangsbuchung
12. Rechnungsprüfung
13. Zahlungsanweisung

Durchschnittlich dauerten diese 13 Prozessschritte 160 Minuten und kosteten 80 EUR. Ein Bestellvorgang für ein geringpreisiges C-Gut mit diesen Dimensionen ist in hohem Maße wirtschaftlich ineffizient.

Durch den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) können Zeit und Budget gespart werden. E-Procurement hat in großen und mittleren Unternehmen und in öffentlichen Verwaltungen zu schnellen erfolgreichen Einsparungen geführt.

E-Procurement-Prozess

Der oben genannte Bestellprozess kann als E-Procurement-Prozess neu strukturiert und erheblich effizienter werden. So können die Prozessschritte 2, 4, 6-8 und 11 vollständig automatisiert,  die Prozessschritte 3, 5, 9, 10, 12 partiell automatisiert werden. Nur der Anfang und das Ende des Prozesses (Bedarfsidentifikation und Zahlungsanweisung) bleiben unverändert. Durch die Automatisierung und damit den Verzicht auf Einzelkontrollen bei gleichzeitigen organisatorischen Maßnahmen wie Verhandeln von Rahmenverträgen kostet der neue Bestellprozess nur noch 25 EUR, der Zeitaufwand für die Bestellung hat sich halbiert.

Allgemein besteht ein Standardbeschaffungsvorgang aus einer standardisierten Anzahl von Schritten und bietet dadurch ein hohes Automatisierungspotential. Alle Schritte mit Medienbrüchen, viele Prüfungsverfahren, die in traditionellen Prozessen anfallen, fallen im E-Procurement weg.
E-Procurementsysteme können als geschlossene oder offene Systeme realisiert werden. Geschlossene Systeme verbinden Lieferanten und Beschaffer direkt, während offene Systeme auch kurzfristige Interaktionen zwischen Beteiligten ermöglichen, indem z. B. webbasierte Systeme genutzt werden, die keine spezifische Software voraussetzen.

Klassifikationsschema

Systeme und Anwendungen für das E-Procurement können aufgrund der folgenden Merkmale klassifiziert werden.

• Teilnehmer - E-Procurement ist auf den B2B-Bereich fokussiert, d. h. Beschaffungen zwischen Unternehmen werden unterstützt.

• Handelsgüter - E-Procurement unterstützt Beschaffungsprozesse von in der Regel niedrigpreisigen standardisierten Gütern. Am häufigsten werden C-Güter in E-Procurement Prozessen beschafft, neuere Ansätze fokussieren aber auch auf komplexere hochwertige Güter (B-Güter).

• Prozesskosten - E-Procurement zielt darauf ab, die Kosten des Beschaffungsprozesses niedrig zu halten, z. B. durch Aushandeln von Rahmenverträgen, durch Automatisierung, durch Auflösen von Informationsdefiziten und –asymmetrien.

• Unternehmensbeziehungen - E-Procurement kann als buy-side-Lösung (Beschaffersysteme), als sell-side-Lösung (Lieferantensysteme) oder als Marktplatzlösung realisiert werden.

• Preismodell - E-Procurement unterstützt fixe und dynamische Preisbildung. So sind beispielsweise Katalogbestellungen oder auch reverse Auktionen möglich.

Je nach Typ der Teilnehmer können Lieferantensysteme, Beschaffersysteme und Marktplatzsysteme unterschieden werden.

Lieferantensysteme

Lieferantensysteme werden auch als sell-side-Lösungen bezeichnet. Hier ist der Lieferant die starke Partei und bestimmt das zu nutzende System und die Prozessschritte. Die Kunden müssen sich den Vorgaben des Lieferanten anpassen, wenn sie bei ihm ihre Bedarfsdeckung vornehmen möchten.

Beschaffersysteme

Beschaffersysteme werden auch als buy-side-Lösungen bezeichnet. Hier bestimmt der Einkäufer das System und die Prozessdetails. Genau wie Lieferantensysteme können diese Systeme als geschlossene oder offene Systeme in Abhängigkeit von der Marktmacht der Beteiligten realisiert werden. In Käufermärkten ist die Wahrscheinlichkeit von geschlossenen Beschaffersystemen hoch. Das gleiche gilt, wenn Beschaffungen in festen Partnernetzwerken getätigt werden. Beispiele sind EDI-Systeme, die häufig von mächtigen Firmen z. B. in der Automobilbranche als Voraussetzung für eine mögliche Geschäftstransaktion mit Zulieferbetrieben gesetzt werden. Die Zulieferer müssen dann entscheiden, ob sie die Investitionskosten für diese Partnerschaft tätigen wollen.

Marktplatzsysteme

Marktplatzsysteme realisieren many-to-many-Lösungen, d. h. bringen viele Lieferanten und viele Einkäufer zusammen. Sie werden in der Regel von Trusted Third Parties angeboten und sind als offene oder halboffene Systeme umgesetzt.

Literatur

Gabriel, Roland; Hoppe, Uwe (eds.): Electronic Business: Theoretische Aspekte und Anwendungen in der betrieblichen Praxis. Heidelberg : Physica-Verlag, 2007.

Kalakota, Ravi; Robinson, Marcia: e-Business 2.0: Roadmap for Success. 2. Auflage, Pearson, 2001.

Schubert, Petra; Wölfle, Ralf; Dettling, Walter: Procurement im E-Business. Hanser, 2002.

Shaw, Michael; Blanning, Robert; Stader, Troy; Whinston, Andrew (eds.): Handbook on Electronic Commerce. Berlin et al. : Springer Verlag, 2000.

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