Grundlegendes Verständnis
Dokumentenmanagement
bezeichnet die EDV-gestützten Verwaltungsfunktionen zur
Archivierung, Verteilung, Zugriffsüberwachung, Annotation
(Recherchemöglichkeiten über mehrere Indexfelder (Thesaurus),
Verknüpfung, Verarbeitung und Versionierung von Dokumenten, Belegen
und Zeichnungen [Götzer, Maier, Schmale, Bertold 2008, S. 3]. Im
ursprünglichen Sinne ist es eingebettet in das Enterprise Content
Management eines Unternehmens. Umfang und Funktionalitäten sind in
der ISO 10166 (DFR – Document Filling and Retrieval) beschrieben.
In diesem Kontext wird das Dokumentenmanagement mit Document Imaging,
Scannen, COLD (Computer Output on Laserdisk), Workflow oder Groupware
gleichgesetzt, wobei die damit verbundenen Funktionalitäten einen
größeren Umfang aufweisen. Der isolierte Einsatz nur einer
Komponente erscheint jedoch nicht sinnvoll. In allen
Produktkategorien können unterschiedliche Arten von Dokumenten
(Scans, Faxeingang, Dateien aus Büroanwendungen, Multimediaobjekte
usw.) datenbankgestützt und unabhängig von
Datenbankmanagementsystemen (DBMS) verwaltet werden [Bodendorf 2005;
Hofmeister 1999; Steinbrecher, Müll-Schnurr 2007].
Notwendigkeit der Anwendung eines Dokumentenmanagements
Im Rahmen der geschäftlichen Aufbewahrungspflichten
ist gemäß § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) Geschäftskorrespondenz
aufzubewahren. Dies bedeutet, dass alles, was für eine betrieblichen
Überprüfung bedeutsam ist (= Prüfbarkeit und Belegbarkeit von
Geschäftsvorfällen), aufzubewahren ist. Für einen Unternehmer
alles das, was für einen etwaigen Streitfall nutzbar und
substantiiert darzulegen ist [Haufe 2007; Odenthal 2007].
Die obigen Ausführungen finden ihren Niederschlag in
den Regelungsvorgaben der Grundsätze ordnungsgemäßer
Buchführungssysteme (GoBS) als auch der Grundsätze der Prüfung
digitaler Unterlagen (GdPdU). Daher sind alle Buchhaltungssysteme und
Nebensysteme, die der Buchhaltung zuarbeiten oder aus ihr Daten
weiterverarbeiten mit zu betrachten. Gemäß § 147 Abgabenordnung
(AO) sind z. B. Kassenbücher, Rechnungen, Quittungen und
Kostenabrechnung aufzubewahren. Diese können auf einem Trägermedium
archiviert werden, insofern eine GoBS-Konformität und beim Zugriff
eine bildliche, also nicht inhaltlich Übereinstimmung besteht.
Formate und Medien müssen eine maschinelle Auswertung zulassen und
die Unveränderbarkeit des Datenbestandes ist zu gewährleisten (§
146 Abs. 4 AO). Eine Archivierung digital erstellter Unterlagen auf
Bildträgern ist nach GdPdU unzulässig. Originär digitale Dokumente
werden durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf
einen digitalen Datenträger archiviert (§ 147 II Nr. 1 AO).
Der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg darf die
Möglichkeit der Prüfung des Buchungsvorgangs nicht beeinträchtigen.
Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index, digitalem Dokument und
Datenträger muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist
gewährleistet sein. Die inhaltliche Übereinstimmung
der Wiedergabe mit den auf den maschinell lesbaren Datenträgern
geführten Unterlagen muss durch adäquate Archivierungsverfahren
sichergestellt sein. Die eventuelle Anforderung bildlicher Wiedergabe
ist erfüllt, wenn alle auf der Originalunterlage enthaltenen Angaben
zur Aussage- und Beweiskraft des Geschäftsvorfalles originalgetreu
wiedergegeben werden. Dies trifft gemäß § 257 HGB und § 147 II
Nr. 1 AO für empfangene Handelsbriefe und Buchungsbelege (z. B.
Rechnungen) zu, soweit sie ursprünglich bildlich vorgelegen haben.
E-Mails bzw. Attachments können nicht nur kaufmännische
(Archivierung nach § 257 HGB) sondern auch steuerrelevante
Informationen enthalten (Belegfunktion, Mittel der Fakturierung
und/oder Auftragsabwicklung), woraus sich eine Aufbewahrungspflicht
nach § 147 AO, GoBS und GdPdU ergibt. Eine bildliche Übereinstimmung
mit den empfangenen Handels-/Geschäftsbriefen und den
Buchungsbelegen ist gefordert, wenn die erfassten Daten wieder lesbar
gemacht werden. Im Rahmen der GOBS bedingt dies einen unveränderbaren
Index, unter dem die E-Mail verwaltet und bearbeitet werden kann. Für
die GdPdU gilt die Vorgabe einer maschinellen Auswertbarkeit über
einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren.
Literatur
Bodendorf, Freimut: Daten- und Wissensmanagement. Springer : Berlin, Heidelberg 2005.
Dauen, Sabine: Aufbewahrungspflichten: Von Originaldokumente bis zur elektronischen Archivierung. 3. Auflage. Haufe : Würzburg 2007.
Götzer, Klaus; Schmale, Ralf; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management: Information im Unternehmen effizient nutzen. Dpunkt : Heidelberg 2008.
Hofmeister, Heinz-Werner: Dokumentenmanagementsystem in der technischen Dokumentation. In: technische Kommunikation, 21. Jahrgang, 1/1999, S. 4.
Odenthal, Roger: Digitale Archivierung. Datakontext : Frechen 2007.
Steinbrecher, Wolf; Müll-Schnurr, Martina: Prozessorientierte Ablage: Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur. Gabler : Wiesbaden 2007.
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