Enterprise Resource Planning-System

Begriff

Unter dem Begriff Ressource, der zur Begriffsbildung von Enterprise-Resource-Planning-Systemen beigetragen hat, werden natürliche oder gesellschaftliche Quellen der Grundlagen der Reproduktion verstanden, z. B. Bodenschätze. In einer weiteren Begriffsdeutung wird das Wort Ressource mit der Bedeutung Kraft, Quelle, Hilfsmittel, Hilfsquelle versehen. Aus dem Französischen stammend, bedeutet das Wort Hilfs- oder Geldmittel, Reserve. Der Begriff Enterprise Resource Planning hat sich aus dem ursprünglichen Planungskonzept für Stücklistenauflösung, Material Requirement Planning entwickelt, das dann zu Manufacturing Resource Planning erweitert wurde.

Der Begriff ERP weist darauf hin, dass nicht nur Ressourcen aus der Fertigung betrachtet werden. Ein Enterprise-Resource-Planning-System deckt Funktionen aus mehreren Unternehmensbereichen ab. Als alternativer Begriff, insbesondere im deutschen Sprachraum, wird die Bezeichnung Betriebliche Anwendungssoftware oder Anwendungssystem verwendet. Dieser Begriff konnte sich jedoch bei Anbietern und Anwendern nicht durchsetzen.

Wesentliches Merkmal von ERP-Systemen ist die Integration verschiedener Funktionen, Aufgaben und Daten in ein Informationssystem. Als minimaler Integrationsumfang ist eine gemeinsame Datenhaltung anzusehen.

ERP-Systeme lassen sich in Aufgabenkategorien und Einsatzbereiche gliedern. Zu den Aufgabenkategorien gehören: Administration (Datenhaltung für Geschäftsvorfälle), Disposition (Automatisierung von Routinevorgängen), Information (Kennzahlenbildung) sowie Analyse und Auswertungen. Die Einsatzbereiche von ERP-Systemen sind sehr vielfältig. Im Bereich Fertigung werden Funktionen zur Bestandsführung, Materialbedarfsplanung, Einkauf und Produktionsplanung bereit gestellt. Der Bereich Vertrieb benötigt vor allem Funktionen für den Auftragseingang, zur Rechnungsstellung und für Verkaufsanalysen. Im Rechnungswesen werden Funktionen für die Bereiche Forderungen und Verbindlichkeiten, Buchführung, Anlagenbuchhaltung, Budgetplanung und –überwachung benötigt. Im Bereich Finanzwesen sind Funktionen für das Liquiditätsmanagement und der Finanzplanung von besonderer Bedeutung. Ein weiterer Bereich ist das Personalwesen. Es umfasst die Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie die Berechnung von Zuschlägen und Prämien. ERP-Systeme integrieren einzelne Mengen von Anwendungsfunktionen, die von einem einzelnen Anbieter zur Verfügung gestellt werden und auf einer einzigen Datenbank aufbauen. Zudem wird eine organisatorische Integration über die Software erreicht, indem Geschäftsprozesse über Abteilungsgrenzen hinaus durch das ERP-System abgebildet werden.

Nutzen von ERP-Systemen

Wesentliche Vorteile von ERP-Systemen werden in einer Automatisierung von Abläufen und in einer Standardisierung von Prozessen gesehen. Schertler nennt folgende Argumente für den Einsatz der Standardisierung [Schertler 1985, S. 58 f]:

• Standardisierung erhöht die Produktivität. Somit besteht die Möglichkeit einer Rationalisierung der Aktivitäten. Die vorhandenen Sachmittel können ökonomisch eingesetzt werden, die Zahl der Arbeitsstationen und Transportwege minimiert werden.
• Standardisierung erleichtert die Koordination, weil Doppelbearbeitungen vermieden werden können. Die zu bearbeitenden Objekte und ihre Bereitstellung können geplant werden. Durch die Festlegung klarer Kompetenzen wird das organisatorische Konfliktpotential reduziert und ein lückenloses Ineinandergreifen der Verrichtungshandlungen gewährleistet.
• Standardisierung entlastet die Führungskräfte, weil die Steuerung der Prozesse in einem gewissen Sinne automatisiert wird. Die Leitungsprozesse der Führungskräfte können zeitlich gestrafft werden, das Setzen von Schwerpunkten wird möglich.
• Schließlich erhöht Standardisierung die Stabilität des organisatorischen Systems, da die einzelnen Aktivitätsfolgen von den beteiligten Personen weitgehend unabhängig werden.

Allerdings sind auch Nachteile einer zu starken Standardisierung erkennbar. Ein Gefahrenpotenzial durch zu geringe Verhaltensvarietät stellt die Verminderung der Anpassungsfähigkeit an nicht vorhergeplante Einflüsse dar. Diese geringe Flexibilität führt zu hohen Umstellungskosten, es kommt zu einem Verlust an Initiative und Bereitschaft, neue Wege der Problemlösung zu gehen, neue Innovationen zu tätigen. Es kommt zu einer starken Betonung formaler Elemente der Organisation, was bis zur Bürokratisierung führen kann. Mitarbeiter haben Motivations- und Identifikationsprobleme durch die mangelnde Gelegenheit zum selbständigen Entscheiden und Handeln. Schließlich behindert die Fremdbestimmung des Verhaltens der Mitarbeiter die Entwicklung eines höheren Reifegrades der Organisationsmitglieder.

McNurlin und Sprague weisen darauf hin, dass die in einem ERP-System abgebildeten Abläufe ein Modell des Geschäftes darstellen, das von den Annahmen des Softwareherstellers über dieses Geschäft bestimmt wird [McNurlin 2001, S. 292]. Differiert diese Annahme zu weit vom Verständnis des ERP anwendenden Unternehmens über dessen Geschäft, wird die ERP-Systemeinführung nicht erfolgreich sein.

Der Aufbau eines ERP-Systems

ERP-Systeme weisen heute unabhängig von ihrer konkreten Ausprägung einen mehrstufigen Aufbau auf. Zunächst bestehen sie aufgrund ihres konstitutiven Merkmals aus einzelnen Datenbeständen die über ein Datenbankmanagementsystem (typischerweise IBM DB2, Microsoft SQL Server, Oracle oder andere) zugänglich gemacht werden. Auf dieser Ebene befinden sich in der Regel auch Schnittstellen, die den Zugriff zu anderen Datenbanken gestatten. Dazu gehören auch Datenbanken anderer Informationssysteme. Eine Applikationsschicht besteht aus einem datenbankabhängigen Teil, der für die Applikation einen Zugriff auf die durch das Datenbankmanagementsystem verwalteten Daten gestattet und einem datenbankunabhängigen Teil, der die Daten an den Applikationskern weiterreicht. Die Trennung in einen datenbankabhängigen und einen datenbankunabhängigen Teil des Applikationskernes wird vorgenommen, um auf Optimierungsroutinen der einzelnen Datenbankmanagementsysteme individuell eingehen zu können, da die verabschiedeten Standards wie z. B. SQL 92 keine ausreichende Leistungsoptimierung gestatten. Zur Applikationsschicht gehört typischerweise eine Programmierumgebung, in der mit der zu dem ERP-System ausgelieferten Programmiersprache Anwendungen ergänzt oder erweitert werden können. Über die mit dem ERP-System ausgelieferte Middleware sind auch der Aufruf anderer Programme über Remote Procedure Call (RPC) oder die Integration von in anderen Programmiersprachen geschriebenen Programmbausteinen über so genannte User Exits möglich. Eine Customizing-Schicht gestattet die Anpassung der Funktionalität des genutzten Ausschnittes des Datenmodells von ERP-Systemen an die jeweils abgebildeten betrieblichen Prozesse und Datenstrukturen. Je nach Umfang und Reichweite des ERP-Systems können diese Customizing-Funktionen außerordentlich ausgeprägt sein. Um Prozesse, die unterschiedliche Informationssysteme nutzen, in einem einheitlichen rechnerunterstützten Modell abbilden zu können, werden als Integrationselemente häufig Workflow-Management-Systeme verwendet. Rudimentäre Funktionen von Workflow-Management-Systemen wie Weiterleitungs- und Benachrichtigungsmechanismen, Vertretungsregelungen oder Aufruf von Programmmasken sind typischerweise ebenfalls in ERP-Systemen enthalten, teilweise auch frei konfigurierbar. Die oberste Schicht des ERP-Systems bildet die Benutzungsoberfläche, die heute typischerweise auch als Web-Client ausgeprägt sein kann. Beim Web-Client ist zur Bedienung des ERP-Systems statt einer Client-Installation lediglich die Installation eines Web-Browsers (Internet Explorer, Opera, Netscape oder Ähnliches) erforderlich. Andererseits kann dadurch die Funktionalität gegenüber der Standard-Benutzungsoberfläche des ERP-Systems eingeschränkt sein.

Wird die Auftragsabwicklung als Prozesskette vom Lieferanten zum Kunden betrachtet, können Einkaufs- und Verkaufsschnittstellen identifiziert werden. An der Einkaufsschnittstelle schließt z. B. ein System zur elektronischen Beschaffung (E-Procurement-System) an das ERP-System an, während an der Verkaufsschnittstelle z. B. ein Customer-Relationship-Management-System (CRM-System) angeschlossen werden kann. Funktionsumfang und erweiterter Nutzen gegenüber einem Einsatz nur eines ERP-Systems wird in den Kapiteln Materialwirtschaft und Vertrieb beschrieben.

Dem ERP-System unterlagert sind Systeme der Bürokommunikation (z. B. Groupware, Office-Lösungen) und Dokumentenmanagement- bzw. Archivierungssysteme. Diese Systeme können ebenfalls Schnittstellen zum ERP-System aufweisen, etwa für die Übernahme einer Kundenanschrift in die Textverarbeitung oder für die Archivierung einer Eingangsrechnung nach erfolgter Verbuchung [Gronau 2004, S. 4-11].

Literatur

Gronau, Norbert: Enterprise Ressource Planning und Supply Chain Management: Architektur und Funktionen. München : Oldenbourg Wissenschaftsverlag, 2004.

Schertler, Walter: Unternehmungsorganisation: Lehrbuch der Organisation und strategische Unternehmensführung. 2. Auflage, München Wien : Oldenbourg, 1985.

McNurlin, B.; Sprague, R.: Information Systems Management in Practice. 5. Auflage. New Jersey : Upper Saddle River, 2002.