Campus-Management-System (CMS)

Begriff

In Anlehnung an das Konzept unternehmensweit integrierter Anwendungssysteme sind im Hochschulwesen sog. Hochschulinformationssysteme oder universitäre Informationssysteme (IS) bereits in den 1990er Jahren entstanden [Küpper, Sinz 1998, S. 157]. Zuletzt hat sich insbesondere im deutschen Sprachraum dafür der modernere Begriff des Campus-Management-Systems (CMS) etabliert [Sprenger, Klages, Breitner 2011, S. 211]. Zwar wird das Akronym CMS auch für Content Management Systeme verwendet, aber sowohl in der wissenschaftlichen Diskussion als auch in der Unternehmenspraxis hat es sich auch für Campus-Management-Systeme etabliert. Bei diesen handelt es sich um Anwendungssysteme zur umfassenden Unterstützung der Geschäftsprozesse von Bildungseinrichtungen des tertiären Bereichs (Berufsakademien, Fachhochschulen, Universitäten u.a.). Aufgrund der Parallelen zu ERP-Systemen lassen sich CMS auch als branchenspezifische Ausprägungen solcher Systeme für das Hochschulwesen verstehen.

Ähnlich ERP-Systemen besitzen CMS drei Hauptmerkmale [Alt, Auth 2010, S. 186]:

1. Realisierung der Prinzipien integrierter Anwendungssysteme, welche u.a. eine zentrale, konsistente Datenverwaltung, eine einheitliche Benutzerschnittstelle sowie funktionsübergreifende Abläufe im Sinne von Geschäftsprozessen umfassen.
2. Gegenüber den häufig als Individualsoftware entstandenen Hochschulinformationssystemen sind CMS überwiegend gezielt als Standardsoftware entwickelt, modular aufgebaut und individuell anpassbar.
3. Aus funktionaler Sicht deckt ein CMS sämtliche operativen Funktionalitäten (horizontale Integration) sowie alle Planungs- und Kontrollfunktionalitäten einer Hochschule ab (vertikale Integration).

Abhängig vom Funktionsumfang lassen sich zwei Begriffsverständnisse für CMS identifizieren. Nach einer engeren, studienzentrierten Sicht dient ein CMS der Verwaltung von Lehre und Studium. Eine umfassendere, hochschulweite Sicht schließt in CMS darüber hinaus auch die Unterstützung in den Bereichen Forschungs- und Ressourcenmanagement (z.B. Personal- und Rechnungswesen) sowie der Lehre selbst (Lernmanagement bzw. E-Learning) mit ein.

Funktionsumfang

Der Funktionsumfang von CMS orientiert sich am sog. ‚Studentischen Lebenszyklus‘, der die Kundenorientierung bei der Interaktion mit externen Anspruchsgruppen (Bewerber, Studenten, Alumni etc.) in den Vordergrund stellt. Danach sollten Hochschulen ihre Studierenden als Kunden für die Leistung ‚akademische Bildung‘ begreifen und eine im Idealfall lebenslange Bindung beginnend bei der Orientierung und Information vor Studienbeginn, über den Verlauf des Studiums mit erfolgreichem Abschluss bis hin zu Weiterbildungsmaßnahmen für Alumni etablieren. Damit ergeben sich als charakterisierende CMS-Funktionalitäten:

1. Studierendenverwaltung für Funktionen wie Bewerbung, Zulassung, Immatrikulation, Exmatrikulation, Rückmeldung, Gebührenverwaltung bis hin zu Alumni-Services.
2. Studiengangsverwaltung zur Pflege von Prüfungsordnungen, Moduldaten und –kata­logen sowie Erstellung von Modulhandbüchern und Studienplänen.
3. Prüfungsverwaltung zur Planung, Organisation und Dokumentation von Prüfungen sowie Generierung von Leistungsnachweisdokumenten.
4. Lehrveranstaltungsplanung mit Verwaltungsfunktionen für Räume, Termine und Veranstaltungen, elektronische Vorlesungsverzeichnisse sowie Evaluationsfunktionen.
5. Lehrmanagement mit Funktionalitäten zur Durchführung von Lehrveranstaltungen (E-Learning)
6. Forschungs- und Ressourcenmanagement mit Funktionalitäten zur Unterstützung der Forschung (z.B. Projektverwaltung und Berichtswesen) und der Verwaltung (z.B. Personal- und Rechnungswesen).
7. Berichtswesen mit Business-Intelligence-Funktionen zur Unterstützung von Entscheidungsträgern aller Ebenen durch Auswertung der CMS-Datenbasis.
8. Querschnittsfunktionen zur Gewährleistung des integrierten Systemcharakters, bspw. Dokumenten- und Identitätsmanagement.

Mehrheitlich orientieren sich kommerzielle CMS-Produkte wie HISinOne oder CampusNet am engeren bzw. studienzentrierten CMS-Begriffsverständnis [Schilbach, Schönbrunn, Strahringer 2009]. Für die Unterstützung weiterer Aufgaben in den übrigen Aufgabenbereichen einer Hochschule besitzen diese Systeme Schnittstellen zu weiteren Anwendungen. Umfassend integrierte bzw. hochschulweite CMS bilden dagegen auch diese Funktionalitäten in einer Gesamtlösung ab. Abbildung 1 verdeutlicht diesen Zusammenhang:

Abbildung 1: Funktionale Abgrenzung von studienzentriertem gegenüber hochschulweitem CMS-Begriff

Nutzen

In Anlehnung an bewährte Konzepte der integrierten Informationsverarbeitung (ERP, Computer Integrated Manufacturing) führt der Einsatz von CMS innerhalb von Hochschulen zu deutlichen Verbesserungen von Effizienz, Effektivität und Servicequalität durch Datenintegration, Funktionsintegration sowie Prozessintegration. Von zunehmender Bedeutung für den Service sind webbasierte Self-Service-Funktionalitäten, die Studierende, Dozenten und andere Akteure in ihrer Aufgabenverrichtung unterstützen. Letztlich helfen CMS den Hochschulen bei der Bewältigung eines Strukturwandels, der sich aus einem gestiegenen Verwaltungsaufwand durch die Bologna-Reform, einem zunehmendem Wettbewerb ergibt. Analog der Erfahrungen aus dem ERP-Bereich stehen dem Nutzen die Kosten sowie vor allem die Risiken einer weitreichenden Transformation des Hochschulbetriebes gegenüber.

Literatur

Alt, Rainer; Auth, Gunnar: Campus-Management-System. In: Wirtschaftsinformatik, 52(2010)3, S. 187-190.

Schilbach, Henry; Schönbrunn, Karoline; Strahringer, Susanne: Off-the-Shelf Applications in Higher Education: A Survey on Systems Deployed in Germany. In: Abramowicz, W. (Hrsg.): Business Information Systems, Springer: Heidelberg 2009, S. 242-253.

Sprenger, Jon; Klages, Marc; Breitner, Michael H.: Wirtschaftlichkeitsanalyse für die Auswahl, die Migration und den Betrieb eines Campus-Management-Systems. In: Wirtschaftsinformatik 4 (2010), S. 211-223.

Küpper, Hans-Ulrich; Sinz, Elmar J.: Gestaltungskonzepte für Hochschulen: Effizienz, Effektivität; Evolution. Schäffer-Poeschel: Stuttgart 1998.